Conforme à la Politique de Confidentialité d’Educational Testing Service (ETS) Global B.V. (ETS Global)
Dernière mise à jour : 7 septembre 2021
So English met à disposition cette Politique de confidentialité pour que les personnes établies au sein de l’Espace économique européen (EEE) obtiennent les informations supplémentaires requises au titre du Règlement général sur la Protection des Données (ci-après « RGPD ») de l’Union Européenne. Les présentes stipulations, ainsi que les conditions énoncées dans la Politique de confidentialité de So English, décrivent nos pratiques en ce qui concerne le traitement de données à caractère personnel au sein de l’EEE.
1. Qui est le responsable du traitement dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel ?
Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel au sein de l’entreprise So English est Sophie Dumortier fondatrice et responsable de l’entreprise So English
Concernant votre inscription à un examen TOEIC, c’est données sont également soumise auprès de la société ETS Global BV, établie au Pays-Bas, ainsi que ses Représentants au sein de l’Union Européenne et ses autres Filiales établies dans l’EEE.
2. Données à caractère personnel que nous collectons, finalités et base juridique du traitement et durée de conservation des données.
So English traite les données à caractère personnel pour plusieurs finalités, dont le fondement juridique est stipulé au sein du RGPD. So English traitera vos données à caractère personnel pendant toute la durée nécessaire pour les finalités dudit traitement mais, dans chaque cas, au maximum pendant la durée autorisée par le droit applicable. La base juridique et la durée du traitement peuvent varier en fonction de la finalité. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales opérations de traitement par So English:
2.1. Données que nous traitons dans le cadre de nos services.
Au moment de votre inscription, que vous ayez créé un compte auprès de nous ou non, nous traiterons certaines Données à caractère personnel afin de conclure un contrat avec vous pour que vous puissiez utiliser nos produits et services.
Le fondement juridique du traitement desdites données figure à l’article 6(1)(b) du RGPD, le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat. Si une autre personne procède à votre abonnement, cette personne sera considérée comme la propriétaire du Compte So English et fournira vos données personnelles en votre nom et avec votre permission. Nos formulaires d’inscription indiquent quels éléments de données sont obligatoires dans le cadre de nos contrats. Malheureusement, nous ne serons pas en mesure de faire affaire avec vous si vous ne nous fournissez pas lesdits éléments de données. Nous effacerons tous nos contrats clients 2 ans après l’expiration du contrat concerné, sauf en cas de litige. Dans un tel cas, nous serons autorisés à conserver le contrat pendant toute la durée nécessaire aux fins du règlement du litige. Si vous demandez la prise de mesures spéciales à So English, par exemple des conditions particulières pour le test en raison d’un problème de santé ou d’une situation de handicap, il est possible que vous soyez tenu de nous fournir des données à caractère personnel supplémentaires (y compris des catégories particulières de données) dont nous pourrions avoir besoin afin d’évaluer votre demande et d’y donner suite, ainsi que votre consentement explicite concernant le traitement desdites catégories particulières de données à caractère personnel nécessaires aux fins de l’exécution du contrat et des intérêts légitimes de So English. Pour en apprendre davantage sur le traitement des catégories particulières de données à caractère personnel, veuillez consulter l’aperçu des données que So English traite Vous concernant. En fonction du produit ou service concerné, So English traitera les Données à caractère personnel suivantes :
ETS Global traitera lesdites données pendant 33 mois après que les résultats du test vous ont été communiqués. Après quoi, vos données à caractère personnel seront effacées de nos systèmes, sauf dans le cas où vous demanderiez leur effacement plus tôt, ce qui sera possible si vos données ne sont plus nécessaires pour garantir la validité du test.
Session de Test pour le Programme institutionnel. Dans le cadre de la Session de Test pour le Programme institutionnel, nous collectons vos Données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
i. Données à caractère personnel nécessaires pour vous inscrire au test et vous transmettre vos résultats. La base juridique du traitement desdites données figure à l’article 6(1)(b) du RGPD, le traitement des Données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’un contrat. Nos formulaires d’inscription indiquent quels éléments de données sont obligatoires afin de vous inscrire pour le test. Les données suivantes seront collectées et traitées :
- Nom complet
- Date de naissance
- Sexe
- Langue
- Pays
- Réponses aux questions du test
- Signature
- Numéro d’identification
- Votre numéro de client d’ETS Global personnel
- Résultats et note obtenue au test
- Adresse du Candidat
- Informations de facturation
So English traitera lesdites Données à caractère personnel pendant 33 mois après que les résultats du test vous ont été communiqués. Après quoi, vos données à caractère personnel seront effacées de nos systèmes, sauf dans le cas où vous demanderiez leur effacement plus tôt, ce qui sera possible si vos données ne sont plus nécessaires pour les finalités du traitement.
ii. Données à caractère personnel nécessaires pour garantir la validité de votre test. Afin de garantir la validité des résultats que vous avez obtenus au test, il est dans l’intérêt légitime d’ETS Global de prévenir toute Fraude ou tout comportement frauduleux. À ces fins, ETS Global traite les données suivantes :
- Signature
- Écriture manuscrite
- Résultats des tests
- Certificat médical
En ce qui concerne les Certificats médicaux, ETS Global traitera lesdites données avec votre consentement explicite et sur la base de l’intérêt légitime d’ETS Global de prévenir la fraude et de garantir la validité de votre test. ETS garantira la sécurité de vos informations. ETS Global conservera ces Données à caractère personnel pendant toute la durée de validité de vos résultats au test. Lesdits résultats seront valables pendant une durée de 2 ans. Après quoi, vos données à caractère personnel seront effacées de nos systèmes dans un délai de 6 mois à compter de l’expiration de vos résultats au test, sauf dans le cas où vous demanderiez leur effacement plus tôt, ce qui sera possible si vos données ne sont plus nécessaires pour garantir la validité du test.
i. Administration dans nos Centres de Test
Pour l’exécution du contrat, nous avons besoin de vous enregistrer et de traiter les données personnelles telles que :
- Nom et prénom
- Date de naissance
- Adresse électronique
- Numéro d’identification (facultatif)
So English traitera lesdites données pendant 33 mois après que les résultats du test vous ont été communiqués. Après quoi, vos données à caractère personnel seront effacées de nos systèmes, sauf dans le cas où vous demanderiez leur effacement plus tôt, ce qui sera possible si vos données ne sont plus nécessaires pour garantir la validité du test.
d. Service Client
Le Service Client de So English traite les données à caractère personnel Vous concernant afin de Vous servir en votre qualité de client. Le Service Client traite :
- Nom complet du candidat
- Adresse de facturation
- Adresse de livraison
- Échanges par courriel
- Informations liées à votre identité
So English supprimera ces informations 2 ans après avoir traité la demande. Ceci ne s’applique pas aux informations relatives aux factures, que nous sommes légalement tenus de conserver à des fins fiscales.
iii. Certificats médicaux afin de prendre des mesures spéciales pour Vous. Afin que des mesures spéciales soient prises pour Vous dans le cadre du test, le Service client traitera les échanges par courriel que nous avons eus avec Vous ainsi que votre certificat médical, en s’appuyant sur votre consentement explicite et l’exécution du contrat conclu entre nous. Le Service client lancera la procédure interne pour la prise de mesures spéciales. ETS Global supprimera lesdites données dans un délai de 6 mois à compter de l’expiration de vos résultats au test.
2.2. Données à caractère personnel traitées à des fins de marketing
So English traite Vos données à caractère personnel afin de vous envoyer des communications marketing telles que :
a. Campagnes électroniques et informations liées aux produits :
ii. B2B : Nous utilisons votre adresse électronique professionnelle et le nom de Votre représentant afin de vous envoyer des informations marketing et relatives à nos opérations (newsletter, informations concernant les produits, mises à jour concernant les processus). Aux fins de l’exécution du contrat que nous avons conclu avec vous, nous vous enverrons des informations relatives aux produits que vous avez achetés et à toutes modifications potentielles apportées à ces derniers. Il est dans l’intérêt légitime de So English d’envoyer des communications marketing concernant ses produits à ses clients. Vous pouvez vous désinscrire desdites campagnes électroniques à tout moment en cliquant sur le lien figurant dans les courriels concernés.
B2C : Nous utiliserons votre adresse électronique personnelle et votre nom pour vous envoyer des campagnes par courriel uniquement si vous avez indiqué que vous souhaitez recevoir des communications marketing de la part de So English. Vous pouvez choisir de ne plus recevoir les courriels en cliquant sur le lien figurant à la fin de chaque courriel.
iii. Informations concernant les courriels : Afin d’améliorer la pertinence des informations que nous envoyons à nos clients, nous collectons des données relatives à nos campagnes marketing et notons si un courriel donné a été reçu, ouvert et cliqué.
À des fins de minimisation des données, nous nettoyons régulièrement notre base de données en retirant les comptes inactifs. Dans le cas où Votre compte ne serait pas utilisé pendant 100 jours, il sera (temporairement) retiré de notre base de données, ce qui signifie que vous ne recevrez plus de newsletters ni de publicités de notre part, sauf si Vous recommencez à utiliser votre compte.
2.3. Données traitées sur notre Site Internet
Pour en apprendre davantage sur les cookies que nous collectons lors de votre visite sur l’un de nos sites Internet, veuillez consulter la Politique en matière de cookies, disponible ici.
3. Prise de décision automatisée et profilage
ETS Global est susceptible d’avoir recours à des processus automatisés dans le cadre de la notation des tests et pour des finalités similaires, si cela est nécessaire afin de fournir les services de test que vous avez demandés. Toutes les décisions de cette nature sont revues par une personne physique. Nous ne prendrons pas de décision automatisée vous concernant susceptible de vous affecter de manière significative. Vous pouvez en apprendre davantage sur la notation du Test en lisant les informations postées sur notre Site Internet au sujet de chacun des tests que nous proposons.
Dans certains cas, nous utilisons certains éléments de données à caractère personnel pour ETS Research. Par exemple, nous sommes susceptibles d’étudier la façon dont certains types de candidats (tels que les personnes ayant une langue maternelle autre que l’anglais) répondent à des questions spécifiques contenues dans les tests. Nos initiatives en matière de recherche reflètent notre engagement envers la justice et l’équité dans le cadre des tests et nous permettent de garantir que ces derniers sont accessibles et impartiaux. Elles participent également à l’amélioration de l’enseignement, de l’apprentissage et de l’évaluation. Les résultats de nos recherches ne contiennent aucune donnée permettant de vous identifier et ne sauraient être utilisés afin de cibler ou de profiler des personnes.
4. Transfert international de données
Tel qu’indiqué dans la Politique de confidentialité, vos Données à caractère personnel peuvent être transférées, conservées ou traitées dans l’Union européenne et dans d’autres pays susceptibles de ne pas avoir de lois équivalentes en matière de protection de la vie privée ou des données. En règle générale, nous utilisons les Clauses contractuelles types approuvées pour garantir que les Données à caractère personnel soient protégées de manière adéquate lorsqu’elles sont transférées hors de l’EEE ou de la Suisse, mais nous sommes également susceptibles de les transférer à des destinataires ayant mis en place des Règles d’entreprise contraignantes approuvées.
ETS Global n’utilise pas le Bouclier de protection des données (Privacy Shield) comme base juridique pour les transferts de données personnelles suite à la décision C-311/18 de la Cour de justice de l’Union Européenne.
6. Vos droits (y compris le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle)
Tel qu’indiqué dans la Politique de confidentialité, vous avez toujours le droit de vous opposer à la réception de nos communications marketing. Pour ne plus recevoir de courriels, cliquez simplement sur le lien « Se désinscrire » figurant à la fin de tout courriel que nous vous envoyons. Afin de retirer tout consentement que vous êtes susceptible d’avoir donné concernant l’envoi de SMS, envoyez le mot « STOP » par SMS en réponse à tout message reçu.
So English respecte également le droit des personnes résidant dans l’EEE d’accéder à leurs Données à caractère personnel, de les rectifier et de demander leur effacement ou la limitation de leur traitement, tel qu’exigé par le droit. Cela signifie que :
Vous avez généralement le droit de savoir si So English conserve ou non des Données à caractère personnel vous concernant. Si nous détenons des Données à caractère personnel vous concernant, nous vous en fournirons une copie (sous réserve des droits des autres personnes). Si vos informations sont incomplètes ou inexactes, vous avez le droit de nous demander de les mettre à jour.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos Données à caractère personnel par notre société.
Vous pouvez également nous demander d’effacer vos Données à caractère personnel ou de limiter leur traitement.
Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter par courriel à l’adresse sophielesagedumortier@gmail.com ou nous écrire à l’adresse indiquée ci-dessus, et vous recevrez l’assistance d’un membre de notre Équipe de protection de la vie privée. Veuillez noter qu’il est possible que nous ayons besoin de vérifier votre identité avant de pouvoir donner suite à votre demande. En outre, notre capacité à effacer les Données à caractère personnel sera limitée si celles-ci sont nécessaires dans les cas où nous sommes tenus de conserver des dossiers, par exemple en lien avec des attestations de résultat et les processus de sécurité liés aux tests. Si vous pensez que nous avons traité vos Données à caractère personnel d’une manière contraire au droit applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès du Bureau mondial du service juridique d’ETS Global ou d’une autorité de contrôle.
En outre, Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès des autorités de contrôle, en particulier dans l’État membre dans lequel Vous résidez habituellement, dans lequel se trouve Votre lieu de travail ou dans lequel a eu lieu la violation présumée, si Vous considérez que le traitement des données à caractère personnel Vous concernant est contraire au RGPD.
7. Comment nous contacter ?
Veuillez nous contacter par courriel à l’adresse sophielesagedumortier@gmail.com si vous souhaitez obtenir plus d’informations concernant les transferts transfrontaliers ou obtenir une copie des Clauses contractuelles types.